E-Mail-Archivierung nach neuen GoBD Standard

Unsere Lösungen garantierten für die vollständige, manipulationssichere und rechtskonforme Archivierung Ihres E-Mail-Verkehrs. Somit kann Ihr Unternehmen vorgeschriebene Standards erfüllen und ist rechtlich zuverlässig abgesichert.

Durch „Outsourcing“ Ihres E-Mail-Archivs wird der benötigte Speicherplatz minimiert und sichergestellt, dass Ihr Archiv vor unbefugten Zugriffen geschützt ist. Wir bieten E-Mail-Archivierungssysteme für kleine und mittelständische Unternehmen und arbeiten dabei mit der weltweit führenden Software-Lösung MailStore zusammen. Der zertifizierte und nach Standards der IDW geprüfte Anbieter garantiert die zu 100 % gesetzeskonforme und sichere Archivierung auf einem gesonderten Server.

Ihre Vorteile

Unsere Lösungen arbeiten mit einem umfassenden Technologiekonzept. Für Sie bedeutet das: Einfache Integration in Ihr bestehendes E-Mail-System, sichere Archivierung Ihrer digitalen Korrespondenz und effiziente Nutzung der gesicherten Daten.

Individuelle Archivierung

Alle E-Mails können sowohl bei Ein- oder Ausgang, als auch aus bereits vorhandenen Quellen als originalgetreue Kopien in einem Archiv auf einem gesonderten Server abgelegt werden. Dabei werden verschiedene Quellen und E-Mail-Systeme unterstützt.

  • Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
  • Microsoft Office 365
  • Google Apps
  • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • PST, EML und andere Dateiformate

Speicherplatz einsparen

Die integrierte Speichertechnologie benötigt keine externe Datenbanksoftware. So können Sie auch großes Speichervolumen von bis zu 500 Nutzern effizient und einfach verwalten. Durch Single-Instance-Sicherung und Komprimierung entlasten Sie Ihren E-Mail-Server um bis zu 70 %. Das Speichervolumen lässt sich flexibel verwalten; E-Mails können je nach ihrer Relevanz auf schnellerem oder kostengünstigerem Speicherplatz abgelegt werden.

Einfacher Zugriff

Auf das Archiv können Sie mit optimaler Performance schnell und einfach zugreifen. In einem Schritt lässt sich der gesamten Archivbestand des Unternehmens nach Volltexten oder Dateianhängen durchsuchen. So bleiben auch archivierte E-Mails jederzeit auffindbar und lassen sich bei Bedarf aus dem Archiv exportieren. Der Zugriff ist dabei unabhängig von Endgerät und System, Programme wie Outlook lassen sich nahtlos integrieren. Für den Zugriff auf verschiedene Archivbereiche können Rechte an Mitarbeiter vergeben werden.

Rechtliche Absicherung

Mit dem MailStore-Server sichern Sie Ihr Unternehmen zuverlässig und gesetzeskonform ab. Die Software wird regelmäßig nach IDW-Standards geprüft und zertifiziert und erfüllt die aktuellen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Maximale Datensicherheit

E-Mails werden im Archiv zentral und durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails sowie eine interne AES256-Verschlüsselung zu 100 % sicher aufbewahrt. Nutzer können E-Mails nur mit einer Erlaubnis des Administrators löschen, alle vorgenommenen Änderungen werden lückenlos protokolliert.

Wissen für alle

Warum E-Mails aufbewahren? Das hat nicht nur rechtliche Gründe. Die gesammelten Informationen können für Ihr Unternehmen als wertvoller Speicher von Wissen dienen. Wichtige Daten, Kundenkorrespondenz  oder Dateien gehen so nicht verloren.